La gestion de projet est un processus essentiel pour mener à bien et à termes des projets complexes ou novateurs. Un bon management permet d’atteindre les objectifs fixés en respectant les contraintes de qualité, de coût et de délais. Pour cela, la mise en place d’un plan de gestion du projet suivant les différentes phases est indispensable. Voici les étapes principales à suivre pour une gestion de projet réussie.
Comprendre les bases de la gestion de projet
Avant de plonger dans les étapes de gestion de projet, il convient de bien comprendre ce qu’est réellement la gestion de projet et quelles sont ses caractéristiques. La gestion de projet consiste en l’application de méthodes, d’outils et de compétences nécessaires pour atteindre les objectifs d’un projet, dans le respect des délais et du budget prévus.
Le but principal d’une bonne gestion de projet est d’établir un plan solide qui permette de concilier les besoins du client, les attentes des parties prenantes et les ressources disponibles afin de garantir le succès du projet.
Les étapes indispensables de la gestion de projet
Pour gérer efficacement un projet, il convient de décomposer le processus en différentes phases, chacune ayant ses propres objectifs à atteindre et ses livrables spécifiques.
Initiation du projet
La première phase consiste en la définition de la vision d’ensemble du projet et en la mise en place des fondations pour sa réussite. Il s’agit notamment de :
- Identifier les différentes parties prenantes
- Définir clairement les objectifs et les contraintes
- Faire un état des lieux des ressources disponibles et nécessaires
- Mettre en place une organisation et une gouvernance adéquates
- Réaliser une analyse préliminaire des risques potentiels
Cette phase se conclut généralement par la rédaction et la validation d’un document de cadrage du projet, qui servira de référence tout au long des travaux.
Planification détaillée
Une fois le cadre général établi, il est temps de passer à une planification plus fine pour déterminer précisément comment atteindre les objectifs fixés. Cette étape consiste notamment à :
- Établir un échéancier détaillé des tâches et des livrables
- Définir les responsabilités et les compétences requises pour chaque membre de l’équipe
- Estimer les coûts et le budget nécessaire
- Préparer un plan de gestion des risques et des imprévus
Cette planification doit être flexible et adaptable, car des ajustements seront probablement nécessaires en cours de réalisation du projet. La méthodologie employée (classique ou agile) aura ici un impact sur la façon dont la planification est organisée.
Démarrage du projet
Le démarrage du projet marque le début de la phase opérationnelle. L’équipe doit être prête à se constituer et à travailler sur les tâches prévues. Le chef de projet a alors pour mission de :
- Mobiliser les différentes parties prenantes
- Vérifier que toutes les autorisations nécessaires ont été obtenues
- Mettre en place un système de communication et de reporting efficace
- Favoriser l’esprit d’équipe et la collaboration entre les membres du groupe
- Gérer les ressources, tant matérielles qu’humaines
C’est durant cette phase que les premières réalisations concrètes voient le jour et que les risques identifiés lors de la phase d’initiation peuvent commencer à être gérés.
Suivi et contrôle du projet
Tout au long du déroulement du projet, il est nécessaire de suivre l’avancement des travaux et de comparer les résultats obtenus avec les objectifs fixés. Cette étape permet :
- De veiller à la qualité des livrables produits
- De vérifier que les délais et les coûts sont maîtrisés
- De détecter rapidement toute situation problématique ou imprévue
- De reporter aux parties prenantes sur l’état d’avancement du projet
Le suivi et le contrôle sont essentiels pour ajuster la planification si nécessaire, rectifier les problèmes rencontrés et garantir l’atteinte des objectifs fixés.
Clôture du projet
Cette dernière étape marque la fin du projet et vise à capitaliser sur les acquis obtenus. Elle consiste notamment à :
- Vérifier que tous les livrables ont bien été produits et validés
- Mener une rétrospective pour identifier les points forts et faibles de l’équipe ou du processus de gestion de projet
- Réaliser un bilan financier et matériel
- Ouvrir les portes à d’éventuels projets futurs
La clôture d’un projet est une étape importante pour tirer des enseignements et améliorer ses pratiques en matière de gestion de projet.